Comment effectuer un publipostage avec Word et Excel ?

Préparation des Données dans Excel

Avant de procéder au publipostage, il est crucial de préparer vos données. Les informations doivent être rassemblées dans Excel, en veillant à ce que chaque colonne représente une catégorie distincte (nom, prénom, adresse, etc.) et chaque ligne une entrée unique.

1. Ouvrez Excel et créez un tableau.
2. Saisissez les intitulés des colonnes en fonction des éléments que vous souhaitez intégrer dans le publipostage (par exemple : Prénom, Nom, Adresse).
3. Remplissez les données correspondantes. Chaque ligne représentera un enregistrement différent pour le publipostage.
4. Sauvegardez votre fichier Excel une fois toutes les données entrées correctement.

Création du Document de Base dans Word

Le document de base est le modèle qui sera utilisé pour générer tous vos documents personnalisés.

1. Lancez Microsoft Word.
2. Rédigez votre document en laissant des espaces là où vous souhaitez insérer des données variables (par exemple, la salutation ou l'adresse du destinataire).
3. Enregistrez le document.

Liaison des Données Excel avec Word

Une fois votre document de base et votre tableau Excel prêts, il faut les lier via la fonction de publipostage de Word.

1. Retournez dans Word et ouvrez le document de base.
2. Sélectionnez l'onglet "Publipostage" dans le ruban de l'application.
3. Cliquez sur "Démarrer le publipostage" et choisissez le type de document que vous réalisez (lettre, enveloppe, étiquettes, etc.).

Insertion des Champs de Fusion

Intégrez les champs de fusion correspondants à vos données Excel dans votre document Word à l'endroit approprié.

1. Dans le ruban "Publipostage", cliquez sur "Sélectionner les destinataires" pour charger votre fichier Excel.
2. Accédez à votre fichier, sélectionnez-le, et veillez à indiquer la bonne feuille contenant vos données.
3. Utilisez "Insérer un champ de fusion" pour placer les données de votre tableau Excel dans le document Word.

Aperçu des Résultats et Finalisation

Avant d'imprimer ou d'envoyer votre document, il est prudent de prévisualiser le rendu pour chaque enregistrement.

1. Cliquez sur "Aperçu des résultats" pour voir vos documents se remplir automatiquement avec les données de votre tableau Excel.
2. Parcourez les différents enregistrements pour vérifier l'exactitude et la mise en forme.
3. Apportez des modifications si nécessaire.
4. Une fois satisfait, cliquez sur "Terminer et Fusionner" pour accomplir le publipostage.

Conseils de Mise en Page et de Révision

Une bonne mise en page et une révision attentive garantissent la professionnalité de vos documents.

• Assurez-vous que les champs de fusion ne perturbent pas la mise en forme.
• Vérifiez l'orthographe et la grammaire.
• Testez l'impression d'une page pour éviter les erreurs en série.

Le publipostage est un outil puissant pour l'envoi de courriers personnalisés en masse, qui, lorsqu'il est bien maîtrisé, peut vous faire gagner un temps considérable.